1. W Stacji obowiązuje bezdziennikowy system kancelaryjny oparty na jednolitym rzeczowym wykazie akt.
  2. Wykaz akt stanowi jednolitą rzeczową, niezależną od struktury organizacyjnej Stacji , klasyfikację akt powstających w toku działalności Stacji oraz zawiera ich kwalifikację archiwalną. Obejmuje on wszystkie zagadnienia z zakresu działalności Stacji oznaczone w poszczególnych pozycjach symbolami, hasłami i kategorią archiwalną. Wykaz ten służy do oznaczania , rejestracji, łączenia i przechowywania akt.
  3. Wykaz akt oparty jest na systemie klasyfikacji dziesiętnej i dzieli całość wytwarzanej dokumentacji na dziesięć klas pierwszego rzędu sformułowanych w sposób ogólny, oznaczony symbolami od 0 do 9.
  4. W ramach tych klas wprowadza się podział na klasy drugiego rzędu (hasła bardziej szczegółowe) oznaczone symbolami dwucyfrowymi powstającymi przez dodanie do symbolu klasy pierwszej rzędu jednej z cyfr od 0 do 9, co daje 00-99 oraz dalszy podział niektórych klas drugiego rzędu na klasy trzeciego rzędu oznaczone symbolami trzycyfrowymi, to jest 000-999, a w ramach klas trzeciego rzędu – podział na klasy czwartego rzędu oznaczone symbolami czterocyfrowymi, to jest: 0000-9999.
  5. Klasy końcowe w poszczególnych jednorodnych tematycznie grupach spraw (hasłach), oznaczone kategorią archiwalną, odpowiadają tematycznym (rzeczowym) teczkom aktowym oznaczonym tym samym znakiem akt co klasy końcowe w wykazie.
  6. Akta jednorodne tematycznie z różnych stanowisk. Stacji będą posiadały to samo hasło klasyfikacyjne i symbol liczbowy hasła. Wyróżniać je będą symbole literowe i liczbowe stanowiące oznaczenia nazwy danego stanowiska.
  7. W uzasadnionych przypadkach Dyrektor Stacji może rozbudować jednolity rzeczowy wykaz akt w ramach istniejących symboli z zachowaniem tej samej kategorii archiwalnej.
  8. Oprócz haseł jednolity rzeczowy wykaz akt zawiera oznaczenie kategorii archiwalnej akt.
  9. Do materiałów archiwalnych oznaczonych symbolem „A” zalicza się dokumentację mającą trwałą wartość historyczną, przewidzianą do przekazania do archiwum państwowego.
  10. Do dokumentacji niearchiwalnej oznaczonej symbolem „B” i cyframi arabskimi, określającymi liczbę lat przechowywania w archiwum zakładowym , zalicza się dokumentację mającą czasowo oznaczenie praktyczne.
  11. Do dokumentacji oznaczonej symbolem „Bc” zalicza się dokumentację manipulacyjną mającą krótkotrwałe znaczenie praktyczne. Może ona ulec brakowaniu po pełnym jej wykorzystaniu, bez przekazywania jej do archiwum zakładowego, lecz w porozumieniu z tym archiwum, na zasadach określonych przez właściwe archiwum państwowe.
  12. Dokumentacja zaliczana do kategorii „BE” przechowywana w archiwum zakładowym przez określoną liczbę lat (np. BE 5), podlega ekspertyzie, którą przeprowadzają właściwe archiwa państwowe dla ewentualnego dokonania zamiany kwalifikacji archiwalnej tej dokumentacji.
  13. Pracownicy merytoryczni mogą sporządzać na własne potrzeby szczegółowy wyciąg z wykazu akt, zawierający odpowiednie symbole i hasła klasyfikacyjne oraz kategorie archiwalne dokumentacji występujące w działalności tych komórek.
  14. Wyciąg z wykazu akt dla pracownika merytorycznego w zależności od potrzeb może zwierać:
    1. nowe pozycje (symbole i hasła klasyfikacyjne) utworzone przez rozbudowanie końcowych klas trzeciego i czwartego rzędu w wykazie akt w klasy bardziej szczegółowe przy zachowaniu oznaczeń kategorii archiwalnej i okresu przechowywania akt, ustalonego dla klasy rozbudowanej,
    2. pozycje oznaczone w wykazie akt symbolami wyższego rzędu, z ustaleniem właściwej kategorii archiwalnej z klas komasowanych. wyciąg z wykazu akt sporządza się w dwóch
  15. Wyciąg z wykazu akt sporządza się w dwóch egzemplarzach, z czego jeden egzemplarz zatrzymuje dla siebie dana komórka organizacyjna, a drugi przekazuje się do archiwum zakładowego.
  16. Zmiany w wykazie akt polegające na przekształcaniu lub dodaniu nowych symboli i haseł klasyfikacyjnych w klasach pierwszego i drugiego rzędu mogą być dokonywane tylko na podstawie zarządzenia Dyrektora Stacji w porozumieniu z właściwym archiwum państwowym.
  17. Dla każdej, końcowej w podziale klasyfikacji, pozycji jednolitego rzeczowego wykazu akt zakłada się spis spraw oraz odpowiadającą temu spisowi teczkę aktową do przechowywania w niej spraw ostatecznie załatwionych. Wszystkie pisma (dokumenty) dotyczące jednej sprawy należy gromadzić i przechowywać w sposób umożliwiający ustalenie daty wszczęcia i zakończenia sprawy.
  18. Spisy spraw i teczki zakłada się w zasadzie na każdy rok kalendarzowy oddzielnie. Dopuszcza się, w przypadku małej liczby korespondencji, prowadzenie teczek przez okres dłuższy niż jeden rok.
  19. Rejestracja spraw podlega na wpisaniu pisma rozpoczynającego sprawę do spisu spraw , założonego zgodnie z jednolitym rzeczowym wykazem akt. Spis spraw prowadzi się na specjalnych formularzach lub rejestrach elektronicznych. Sprawę (nie pismo) rejestruje się tylko jeden raz na podstawie pierwszego pisma w danej sprawie otrzymanego z zewnątrz lub sporządzonego wewnątrz urzędu. Dalszych pism w danej sprawie nie wpisuje się do spisu spraw, lecz dołącz do akt sprawy w porządku chronologicznym.
  20. Pracownik merytoryczny po otrzymaniu pisma do załatwienia, sprawdza, czy pismo dotyczy sprawy jeż wszczętej, czy też rozpoczyna nową sprawę. W pierwszym wypadku pismo dołącz do akt sprawy (poprzedników), w drugim, przed przystąpieniem do załatwienia – rejestruje jako nową sprawę. W obu wypadkach referent wpisuje znak w obrębie odciśniętej pieczęci wpływu. Na nośniku papierowym znak ten wpisuje się w obrębie odciśniętej pieczęci wpływu.
  21. Znak sprawy jest stałą cechą rozpoznawczą sprawy, Każde pismo dotyczące tej samej sprawy otrzymuje identyczny znak. Znak sprawy zawiera:
    1. oznaczenie komórki organizacyjnej,
    2. symbol klasyfikacyjny rzeczowego z wykazu akt,
    3. kolejny numer sprawy, wynikający ze  spisu spraw,
    4. cztery cyfry roku kalendarzowego, w którym sprawa  się rozpoczęła.

Poszczególne elementy znaku sprawy umieszcza się w kolejności, o której mowa w ust. 21 i oddziela kropką w następujący sposób: ABC.123.77.2011 gdzie:

a.       ABC to oznaczenie komórki organizacyjnej,

b.      123 to symbol klasyfikacyjny z wykazu akt,

c.       77 to liczba określająca siedemdziesiątą siódmą sprawę rozpoczętą w 2011 r. w komórce organizacyjnej  oznaczonej ABC, w ramach symbolu klasyfikacyjnego 123,

d.      2011 to oznaczenie roku, w którym sprawa się rozpoczęła.

 Nie podlega rejestracji:

    1. publikacje (gazety, czasopisma, książki, afisze, ogłoszenia, prospekty itp.),
    2. potwierdzenia odbioru, które dołącza się do akt właściwej sprawy, rachunki, faktury i inne dokumenty księgowe,
    3. rachunki, faktury i inne dokumenty księgowe,

zaproszenia, życzenia i inne pisma o podobnym charakterze. Pisma wymienione w ust. 1 należy po wykorzystaniu odłożyć do odpowiednich zbiorów lub teczek przedmiotowych według rzeczowego wykazu akt.

  1. W celu rejestracji spraw jednorodnych i masowo napływających, zamiast spisów spraw, o których mowa w pkt. 17, 18, 19, 20, 21 zakłada się rejestry kancelaryjne, prowadzone w układzie rzeczowym lub alfabetycznym na specjalnym formularzu albo w postaci informatycznej.
  2. Każdy rejestr kancelaryjny otrzymuje własny symbol (znak).
  3. Decyzję w sprawie wprowadzenia rejestru kancelaryjnego dla określonej grupy spraw podejmuje Dyrektor Stacji.
  4. Rejestry prowadzą pracownicy merytoryczni.
  5. Każdemu rejestrowi odpowiada teczka oznaczona symbolem rejestru, przeznaczona do przechowywania akt spraw ostatecznie załatwionych i wpisanych do danego rejestru.
  6. Rejestry kancelaryjne mogą być prowadzone dla każdego roku kalendarzowego oddzielnie lub przez kilka lat. Przy wykorzystaniu rejestrów przez kilka lak zapisy poszczególnych lat należy zakończyć, z pozostawieniem między latami całej nie zapisanej strony, którą należy przekreślić. Numerację zapisów rozpoczyna się w każdym roku od nr 1.
  7. Znak sprawy wpisanej do rejestru składa się z tych samych elementów co znak sprawy wpisanej do spisu spraw, z tą różnicą, że zamiast kolejnego numeru zapisu w spisie spraw występuje kolejny numer zapisu w rejestrze.
  8. W Stacji prowadzone są następujące centralne rejestry kancelaryjne:
    1. rejestr skarg i wniosków,
    2. rejestr wydanych upoważnień i pełnomocnictw,
    3. rejestr chorób zakaźnych,
    4. rejestr mandatów karnych,
    5. rejestr chorób zawodowych.

Brak załączników.

Opis zmian Data Osoba Porównaj
Artykuł został utworzony. czwartek, 15, wrzesień 2016 08:59 Grzegorz Misztal
Artykuł został zmieniony. wtorek, 01, grudzień 2020 11:53 Grzegorz Misztal